Privacy Policy

1. Data Controller

The data controller for your personal data is Skiwo AS, located at Strandgata 19, 0152 Oslo, Norway.

2. Data We Collect

Account Information

• Email address
• Name (if provided)
• Phone number (for verification)

Usage Data

• Access logs and timestamps
• Actions performed in the service
• Device and browser information

3. Legal Basis for Processing

We process your personal data based on:

• Contract: To provide services you have requested
• Consent: For optional features and communications
• Legitimate Interest: To improve our services and prevent fraud
• Legal Obligation: To comply with applicable laws

4. Data Sharing

We do not sell your personal data. We do not share your data with third parties except in the following cases:

• Service providers: We use trusted infrastructure providers (hosting, file storage, email delivery, payment processing) to operate our services.
• Law enforcement: We may disclose data to law enforcement authorities when required by law, in response to a valid legal request, or to report suspected illegal activity. This may include user account data, audit logs, IP addresses, uploaded content, and access records.
• Legal proceedings: We may disclose data as necessary to protect our rights, your safety, or the safety of others, or to comply with a court order or legal process.

5. Audit Logging

All activity on our services is logged for security and compliance purposes. This includes login events, content access, uploads, downloads, and administrative actions. Each log entry records the actor identity, timestamp, IP address, and event metadata. These logs may be provided to law enforcement upon lawful request.

6. Data Retention

We retain your data for as long as your account is active or as needed to provide services. Audit logs and account data may be retained for up to 12 months after account termination for legal and compliance purposes. Content you delete is removed from our systems, subject to backup retention schedules and legal hold requirements.

Firma electrónica con VAMOSign

Cuando alguien firma un documento con VAMOSign, registramos el nombre que escribe, su correo, su móvil si el remitente lo dio, su dirección IP, la hora de cada paso y la suma de comprobación SHA-256 del documento. Con la firma con selfie guardamos también la foto tomada en la página de firma.

Todos reciben el PDF firmado por correo. VAMOSign lo guarda para descargar durante 30 días. A los 90 días se borran los archivos y se anonimizan los nombres, los correos y las direcciones IP, salvo que el espacio de trabajo que envió pague Archivo, que los guarda mientras esté activo. Las sumas de comprobación y las horas se conservan, para que un documento sellado pueda seguir comprobándose.

Quien tenga un documento firmado puede comprobarlo en www.vamosign.com/verify con el código de registro de su certificado, y puede confirmar quién firmó escribiendo el correo de todos los firmantes; solo respondemos sí o no para el conjunto entero. Para un documento firmado por varias personas guardamos una huella unidireccional de todos sus correos juntos (un hash con clave) después de anonimizar los correos, solo para responder a esa pregunta. Para un documento firmado por una sola persona no guardamos nada para ello, y la comprobación termina cuando se anonimiza el correo. La base jurídica es el interés legítimo: poder demostrar que una firma ocurrió es el propósito de firmar.

Para los documentos que envía un espacio de trabajo, el espacio de trabajo decide por qué se tratan los datos y es el responsable del tratamiento. Skiwo AS los trata por cuenta del espacio de trabajo, según el acuerdo de tratamiento de datos que forma parte de las condiciones. Leer el acuerdo de tratamiento de datos

Un firmante puede oponerse a que se guarde la huella y pedir que se borre. Escribe a privacy@skiwo.com.

7. Your Rights

Under GDPR, you have the right to:

• Access your personal data
• Correct inaccurate data
• Request deletion of your data
• Receive your data in a portable format
• Object to certain processing activities
• Request restriction of processing

To exercise these rights, contact our Data Protection Officer at privacy@skiwo.com.

8. Security

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your data, including encryption, access controls, and regular security audits.

9. Cookies

We use essential cookies to provide our services. We use Simple Analytics for privacy-friendly usage statistics without tracking cookies.

10. Changes to This Policy

We may update this policy from time to time. We will notify you of any material changes by email or through our services.

11. Contact Us

For privacy-related questions or to exercise your rights:

Data Protection Officer:
privacy@skiwo.com

Company:
Skiwo AS
Strandgata 19, 0152 Oslo, Norway